Gesty vous propose un service complet de gestion administrative, entièrement adapté à vos besoins et à la spécificité de votre activité. Nous nous occupons de toutes vos tâches administratives quotidiennes, de la gestion de votre courrier, de vos e-mails et appels, à l’organisation d’événements, de réunions et de voyages, en passant par la création de documents et la gestion de vos agendas.
Gestion de votre courrier et de vos e-mails
Tri, réponse, archivage, et suivi personnalisé.
Externalisez votre gestion administrative avec Gesty©
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Prise de rendez-vous et gestion de vos appels
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Création et gestion de documents administratifs
Établissement de tableaux Excel personnalisés, lettres de résiliation, contrats, rapports, et autres documents essentiels.
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Gestion de votre planning
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Réservations diverses
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Organisation d’événements professionnels
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Archivage et gestion documentaire
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Mise en place et suivi de votre flotte automobile
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Gestion des relations avec vos fournisseurs
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Suivi administratif lié à vos collaborateurs
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Automatisation des tâches administratives : quel impact sur votre entreprise
Quels sont les avantages de cette approche et pourquoi faire appel à un service de secrétariat externalisé pour votre entreprise en Suisse ou à distance ?
L’externalisation et l’automatisation : un duo gagnant pour votre gestion administrative
Les tâches administratives sont essentielles mais peuvent rapidement devenir un frein à la croissance si elles ne sont pas optimisées. L’externalisation de la gestion administrative en Suisse associée à des outils d’automatisation permet de simplifier le quotidien des entreprises tout en garantissant un service efficace et structuré.
En confiant ces missions à un secrétaire en Suisse, vous bénéficiez d’un service professionnel adapté à vos besoins, tout en évitant les lourdeurs liées au recrutement et à la gestion interne d’un employé administratif.
1. Gagnez du temps grâce à l’externalisation de la gestion administrative
L’un des principaux avantages de l’externalisation de la gestion administrative est le gain de temps. Un secrétaire externalisé en Suisse prend en charge des tâches chronophages comme :
- La gestion des e-mails et du courrier,
- La planification des rendez-vous et des agendas,
- La rédaction et l’archivage des documents administratifs,
- L’organisation des déplacements et événements d’entreprise.
En automatisant certains processus (classement des documents, gestion des factures, rappels de paiement), vous optimisez encore davantage votre efficacité tout en vous concentrant sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Réduction des coûts avec un service de secrétariat externalisé en Suisse
Embaucher un secrétaire en interne implique des charges fixes : salaires, cotisations sociales, espace de travail, matériel informatique… En revanche, l’externalisation administrative vous offre une flexibilité totale.
Avec un secrétaire externalisé en Suisse ou à distance, vous ne payez que pour les services réellement utilisés, ce qui représente une solution rentable pour les PME et indépendants souhaitant optimiser leur budget.
3. Moins d’erreurs et plus d’efficacité grâce à l’automatisation
L’automatisation permet de réduire considérablement les erreurs humaines dans la gestion des documents, des paiements et des communications. En combinant un service de secrétaire externalisé en Suisse avec des outils digitaux avancés, vous assurez une meilleure organisation et un meilleur suivi administratif.
Quelques exemples concrets d’automatisation utiles :
- Classement et archivage automatisé des documents,
- Génération et envoi automatique de factures,
- Relances automatiques des clients et fournisseurs,
- Intégration de calendriers intelligents pour la gestion des rendez-vous.
4. Une gestion plus fluide des relations clients et fournisseurs
Un bon secrétaire en Suisse, associé à des outils d’automatisation, facilite aussi la gestion des relations avec vos clients et fournisseurs. Il peut :
- Répondre aux e-mails et appels de manière proactive,
- Assurer un suivi rigoureux des paiements et relances,
- Organiser vos contrats et documents juridiques,
- Mettre en place un reporting administratif clair et accessible.
En Suisse et ailleurs, une gestion administrative optimisée renforce la satisfaction client et la réputation de votre entreprise.
5. Sécurité et conformité : des atouts clés de l’externalisation
Faire appel à un secrétaire externalisé en Suisse garantit également une meilleure gestion des données sensibles et une conformité optimale avec les réglementations en vigueur. En particulier :
- Stockage sécurisé des documents administratifs,
- Accès restreint et traçabilité des informations,
- Respect des normes en matière de protection des données (notamment le RGPD).
Grâce à des solutions de gestion administrative externalisée, vous limitez les risques tout en garantissant un environnement administratif structuré et sécurisé.
Pourquoi choisir l’externalisation et l’automatisation pour votre gestion administrative en Suisse ?
Externaliser votre gestion administrative en Suisse avec un secrétaire externalisé et intégrer des outils d’automatisation vous permet de gagner en efficacité, d’optimiser vos coûts et de réduire la charge de travail liée aux tâches administratives répétitives.
Que vous soyez basé en Suisse ou que vous cherchiez un service d’externalisation administrative à distance, Gesty vous accompagne avec des solutions sur mesure adaptées aux besoins de votre entreprise.
Courrier et e-mails : gestion administrative externalisée et secrétaire en Suisse
Face à ces enjeux, l’externalisation de la gestion administrative avec un secrétaire en Suisse se révèle être une solution optimale. Que vous soyez une PME, un entrepreneur indépendant ou une grande entreprise, externaliser la gestion de votre courrier et de vos e-mails permet d’améliorer votre productivité tout en optimisant vos coûts.
L’importance d’une gestion efficace du courrier et des e-mails
Le traitement des e-mails et du courrier est une tâche essentielle pour toute entreprise. Une mauvaise gestion peut entraîner :
- Une perte de temps considérable due à l’accumulation des messages non traités.
- Un risque de passer à côté d’informations importantes (commandes, contrats, factures, demandes clients).
- Une baisse de la réactivité face aux demandes des clients, partenaires ou fournisseurs.
- Une surcharge administrative qui empêche de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
L’externalisation de cette fonction permet d’assurer un suivi rigoureux et une gestion fluide des échanges.
Externaliser la gestion du courrier et des e-mails : les avantages
✅ Gain de temps et d’efficacité
Un secrétaire externalisé prend en charge la réception, le tri, la réponse et l’archivage de vos e-mails et courriers. Vous n’avez plus à vous soucier des relances, des suivis ou des courriers urgents.
✅ Traitement rapide et professionnel
Avec un service d’externalisation, chaque e-mail ou courrier est traité avec rigueur et professionnalisme. Un secrétaire en Suisse formé à la gestion administrative saura identifier les messages prioritaires et y répondre rapidement.
✅ Classement et archivage optimisés
Les documents importants sont classés de manière méthodique, que ce soit sous format numérique ou papier, garantissant un accès facile et sécurisé.
✅ Réduction des erreurs et des oublis
Grâce à une gestion externalisée, les risques de négliger un e-mail urgent ou de perdre un courrier important sont réduits au minimum.
✅ Flexibilité et continuité du service
Votre entreprise bénéficie d’une gestion administrative fluide sans interruption, même en cas d’absence ou de congés.
Quels services pour la gestion externalisée du courrier et des e-mails ?
En confiant cette tâche à un secrétaire externalisé en Suisse, vous bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure incluant :
- Réception et tri des e-mails (filtrage des spams, hiérarchisation des urgences).
- Rédaction et envoi des réponses selon vos consignes et votre charte professionnelle.
- Relances et suivi des demandes (clients, fournisseurs, partenaires).
- Gestion des newsletters et campagnes d’e-mails.
- Numérisation, classement et archivage des courriers et documents administratifs.
- Mise en place de rappels et notifications pour éviter tout oubli.
- Réexpédition du courrier physique ou mise en place d’un système de scanning pour un accès rapide et dématérialisé.
Pourquoi choisir un secrétaire externalisé en Suisse pour gérer votre courrier et vos e-mails ?
✅ Une expertise locale et internationale
Un secrétaire en Suisse maîtrise les exigences administratives et légales locales, garantissant un traitement efficace et conforme aux normes en vigueur.
✅ Une solution adaptée aux entreprises de toutes tailles
Que vous soyez une start-up, un indépendant ou une entreprise internationale, l’externalisation de la gestion administrative s’adapte à vos besoins et à votre volume de courrier et d’e-mails.
✅ Une meilleure organisation et un service sur mesure
Les services sont flexibles et ajustables selon l’évolution de votre activité. Vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin, sans charges fixes liées à l’embauche d’un employé.
Conclusion : gagnez du temps et optimisez votre gestion administrative avec un secrétaire externalisé
Externaliser la gestion du courrier et des e-mails avec un secrétaire en Suisse est une solution efficace pour optimiser votre temps et assurer un suivi professionnel de vos échanges. Vous bénéficiez d’un service structuré, réactif et adapté à votre entreprise, sans les contraintes d’une gestion interne.
Gestion des notes de frais et des feuilles de temps : simplifiez le suivi administratif
Gesty propose une solution clé en main pour vous libérer de ces contraintes administratives. Grâce à notre expertise en externalisation, nous assurons un suivi rigoureux et automatisé des dépenses et du temps de travail de vos équipes, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Pourquoi externaliser la gestion des notes de frais et des feuilles de temps ?
Un gain de temps considérable
Saisir manuellement les notes de frais et les feuilles de temps prend un temps précieux, surtout pour les PME et les entreprises en pleine croissance. L’externalisation permet d’automatiser ces processus et de centraliser les informations sur une plateforme unique, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de retards.
Une meilleure conformité et traçabilité
Les erreurs de saisie ou les justificatifs manquants peuvent poser des problèmes en cas de contrôle fiscal ou d’audit interne. En confiant la gestion à Gesty, vous bénéficiez d’un suivi précis et conforme aux normes comptables et légales. Nous nous assurons que chaque note de frais est correctement validée et que les feuilles de temps respectent les obligations légales en vigueur.
Un contrôle optimisé des coûts
Une mauvaise gestion des dépenses professionnelles peut impacter directement la rentabilité de votre entreprise. Grâce à notre expertise, nous vous aidons à identifier les postes de dépenses excessifs et à mettre en place des politiques de remboursement adaptées. En optimisant le suivi des temps de travail, vous maîtrisez mieux vos coûts salariaux et améliorez votre rentabilité.
Une fluidité accrue dans le traitement des demandes
Avec une gestion externalisée, les employés bénéficient d’une validation rapide de leurs remboursements et d’un accès simplifié à leurs informations. De leur côté, les managers disposent d’un reporting clair et instantané sur les temps travaillés et les frais engagés, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques.
Gesty : votre partenaire pour une gestion administrative simplifiée en Suisse et dans le monde
En nous confiant la gestion de vos notes de frais et feuilles de temps, vous bénéficiez :
- D’un service sur mesure adapté à vos besoins spécifiques.
- D’une technologie performante, avec des outils digitaux pour un suivi en temps réel.
- D’un accompagnement expert, avec une équipe réactive et expérimentée.
- D’une réduction des erreurs et des litiges, grâce à un contrôle précis des données.
Ne laissez plus l’administratif freiner votre activité. Avec Gesty, secrétariat externalisé en Suisse, optimisez la gestion de vos ressources et gagnez en sérénité.
Coordination des rendez-vous et des appels, gestion planning et secrétariat externalisé
C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises en Suisse et ailleurs choisissent de faire appel à un secrétaire externalisé pour gérer leurs rendez-vous et appels de manière professionnelle. L’externalisation de la gestion administrative permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’optimiser les processus et d’améliorer la relation avec les clients et partenaires.
L’importance d’une bonne gestion des rendez-vous et du planning
Un agenda mal organisé peut impacter négativement la productivité et l’image d’une entreprise. Une mauvaise planification peut entraîner :
- Des rendez-vous manqués ou mal préparés, ce qui peut nuire aux relations professionnelles.
- Une perte de temps due aux chevauchements d’événements et aux imprévus.
- Une surcharge de travail, générant du stress et une désorganisation générale.
- Une mauvaise gestion des appels entrants, pouvant entraîner des opportunités perdues.
Pour éviter ces désagréments, confier la gestion du planning et la coordination des appels à un secrétaire externalisé en Suisse garantit une meilleure fluidité et un suivi rigoureux des engagements professionnels.
Les avantages de l’externalisation du secrétariat pour la gestion du planning
✅ Une meilleure organisation du planning
Un secrétaire externalisé s’occupe de planifier les réunions et les rendez-vous en fonction de vos disponibilités et des priorités. Il veille à éviter les conflits d’horaires et propose des rappels automatiques pour ne rien oublier.
✅ Un filtrage et une gestion efficace des appels
Les appels entrants sont filtrés en fonction de leur importance. Le secrétaire en Suisse peut :
- Répondre aux appels en votre nom.
- Prendre des messages et vous les transmettre de manière organisée.
- Rediriger les appels prioritaires vers la bonne personne ou service.
✅ Une réduction des interruptions et une meilleure concentration
Les interruptions fréquentes nuisent à la productivité. Un secrétaire externalisé gère les sollicitations et permet aux dirigeants et équipes de se concentrer pleinement sur leur travail.
✅ Un suivi rigoureux des engagements professionnels
Grâce à une gestion optimisée du planning, aucun rendez-vous ou appel important n’est oublié. Le secrétaire en Suisse assure un suivi précis, envoie des rappels et propose des solutions en cas d’imprévu.
✅ Une image professionnelle et réactive
Un accueil téléphonique et une gestion de rendez-vous bien organisés renforcent l’image de l’entreprise et la satisfaction des clients. Un secrétaire externalisé assure un service fluide et professionnel en toutes circonstances.
Quels services inclut l’externalisation de la gestion du planning et des appels ?
En faisant appel à un secrétaire externalisé en Suisse, vous bénéficiez de services personnalisés incluant :
- Planification et suivi des rendez-vous (clients, partenaires, fournisseurs, équipes internes).
- Gestion des appels entrants et sortants, avec filtrage et transfert des demandes prioritaires.
- Prise de messages et transmission efficace des informations.
- Organisation des réunions et coordination avec les participants.
- Gestion des annulations et reprogrammations en cas d’imprévus.
- Envoi de rappels automatisés par e-mail ou SMS.
- Mise à jour continue du calendrier pour une vision claire des engagements.
Pourquoi choisir un secrétaire externalisé en Suisse pour gérer votre planning et vos appels ?
✅ Une flexibilité totale et un service sur-mesure
Avec un secrétaire externalisé, vous bénéficiez d’un service adapté à vos besoins et évolutif en fonction de votre activité. Vous pouvez déléguer tout ou partie de votre gestion administrative sans contrainte d’embauche.
✅ Un gain de temps et une efficacité accrue
Déléguer la gestion des rendez-vous et des appels permet de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
✅ Une solution économique et optimisée
Externaliser votre secrétariat en Suisse représente une alternative rentable par rapport à l’embauche d’un assistant à plein temps. Vous ne payez que pour les services réellement utilisés.
✅ Une meilleure gestion des relations clients et partenaires
Une entreprise bien organisée et réactive inspire confiance. Grâce à un secrétaire en Suisse, vos clients et partenaires bénéficient d’un accueil soigné et d’une communication fluide.
Confiez la gestion de votre planning et de vos appels à un expert
L’externalisation du secrétariat en Suisse pour la coordination des rendez-vous et la gestion des appels est une solution efficace pour gagner en productivité et en sérénité. En confiant ces tâches à un secrétaire externalisé, vous optimisez votre organisation, offrez un service professionnel à vos interlocuteurs et améliorez la gestion de votre entreprise.
