L’externalisation des services administratifs, y compris celui des secrétaires, est une pratique de plus en plus courante parmi les entreprises suisses. Cette solution offre une flexibilité et une expertise qui répondent aux besoins spécifiques des structures de toutes tailles, allant des start-ups aux multinationales. Mais dans quelles situations l’externalisation des secrétaires devient-elle réellement pertinente ? Cet article explore les divers scénarios où cette approche s’avère bénéfique et les avantages qu’elle procure, en mettant en lumière des exemples concrets.
L’entreprise fait face à une surcharge administrative
Une des situations les plus évidentes où l’externalisation des secrétaires est pertinente est celle où une entreprise rencontre une surcharge administrative. Lorsque les tâches s’accumulent, qu’il s’agisse de la gestion des appels, de la planification des rendez-vous ou de la préparation de documents, les équipes internes peuvent rapidement se retrouver débordées.
Externaliser les services de secrétariat permet de :
– Répartir efficacement la charge de travail.
– Maintenir les délais sans compromettre la qualité des livrables.
– Éviter le stress et le surmenage des employés internes.
Exemple : Une entreprise de services financiers basée à Genève, durant la période fiscale, fait appel à un prestataire pour gérer les appels téléphoniques et la correspondance, permettant à ses employés de se concentrer sur les déclarations fiscales complexes.
Réduire ses coûts fixes
L’embauche d’une secrétaire à temps plein implique des coûts salariaux, des charges sociales, et parfois des avantages sociaux comme une assurance complémentaire ou des tickets-repas. Pour les petites et moyennes entreprises (PME), ces coûts peuvent devenir lourds à supporter, en particulier lorsqu’une secrétaire n’est pas pleinement occupée à temps plein.
L’externalisation permet de :
– Payer uniquement pour les services nécessaires.
– Réduire les coûts liés à la formation et à l’achat d’équipements.
– Transformer des charges fixes en charges variables.
Exemple : Une start-up lausannoise, en phase de croissance, externalise la gestion des tâches de secrétariat pour éviter de surcharger son budget. Le prestataire fournit des services sur une base horaire, permettant une flexibilité budgétaire maximale.
Lorsqu’un besoin ponctuel se présente
Certaines entreprises ont des besoins administratifs limités à des périodes spécifiques, comme :
– L’organisation d’événements d’entreprise.
– Les périodes de forte activité, comme les clôtures fiscales.
– Les projets ponctuels nécessitant une coordination administrative.
Dans ces situations, embaucher une secrétaire à plein temps n’est pas justifié. Externaliser ces fonctions offre une solution flexible et économique.
Exemple : Une organisation basée à Zurich planifie un séminaire international et externalise les tâches de secrétariat pour gérer les inscriptions, les confirmations et les communications avec les participants.
L’entreprise veut se concentrer sur son cœur de métier
Les dirigeants et les équipes opérationnelles perdent souvent du temps sur des tâches administratives répétitives et chronophages, les éloignant de leur cœur de métier. Externaliser ces tâches permet de recentrer les efforts sur les activités à forte valeur ajoutée.
L’externalisation des secrétaires est particulièrement pertinente pour :
– Les cabinets d’avocats, qui peuvent déléguer la gestion des rendez-vous et la transcription de documents.
– Les agences immobilières, qui externalisent les tâches de suivi administratif et de gestion des contrats.
– Les professionnels de la santé, qui confient la prise de rendez-vous et le suivi des dossiers médicaux.
Exemple : Un cabinet médical à Berne externalise les services de secrétariat pour gérer les appels des patients et coordonner les agendas des médecins, leur permettant de se concentrer sur les consultations.
Aaccéder à une expertise spécialisée
Certaines tâches administratives, comme la rédaction de documents complexes ou la gestion de logiciels spécifiques, nécessitent une expertise que toutes les secrétaires internes ne possèdent pas. Les prestataires spécialisés offrent l’accès à des professionnels expérimentés, formés aux dernières technologies et pratiques.
L’externalisation est particulièrement utile dans les cas suivants :
– Mise en place d’un CRM pour une meilleure gestion des relations clients.
– Gestion administrative dans plusieurs langues pour des entreprises internationales.
– Rédaction et mise en forme de rapports complexes ou de présentations professionnelles.
Exemple : Une entreprise exportatrice basée à Bâle externalise la gestion de sa correspondance en anglais et en allemand à une secrétaire bilingue, fournie par un prestataire spécialisé.
Période de transition ou de croissance
Les entreprises en pleine expansion ou en période de transition, comme une fusion ou un déménagement, font face à une augmentation temporaire des tâches administratives. L’externalisation des services de secrétariat leur permet de gérer ce surplus sans embaucher de personnel supplémentaire à long terme.
Exemple : Une PME à Lausanne, après avoir fusionné avec une entreprise voisine, externalise temporairement ses besoins de secrétariat pour coordonner la transition et harmoniser les processus administratifs.
L’entreprise opère dans plusieurs zones géographiques
Pour les entreprises ayant des filiales ou des clients dans différentes régions, l’externalisation des secrétaires permet une gestion plus efficace des tâches administratives, notamment :
– La prise en charge des appels dans différents fuseaux horaires.
– La gestion multilingue des documents et communications.
– Le traitement des formalités administratives dans plusieurs juridictions.
Exemple : Une multinationale suisse externalise les services de secrétariat pour répondre aux besoins spécifiques de ses bureaux en Europe et en Asie, avec une secrétaire dédiée à chaque région.
La rapidité de réponse aux clients, partenaires ou fournisseurs est essentielle dans un environnement concurrentiel. Externaliser les tâches de secrétariat garantit que les appels, emails et demandes urgentes sont traités en temps réel, même en cas de surcharge interne.
Exemple : Une entreprise de logistique à Genève confie la gestion de son service client à une équipe de secrétaires externalisées pour garantir une disponibilité optimale, même en période de pointe.
Moderniser ses processus
Les prestataires spécialisés dans l’externalisation des secrétaires disposent souvent des outils les plus récents pour automatiser et optimiser les processus administratifs. Cette modernisation peut inclure :
– L’intégration de logiciels de gestion de projet ou de comptabilité.
– La mise en place de solutions cloud pour un accès en temps réel aux documents.
– L’utilisation d’outils de collaboration comme Slack ou Microsoft Teams.
Exemple : Une entreprise technologique à Zurich externalise ses services de secrétariat pour moderniser sa gestion des agendas et adopter un système de prise de rendez-vous en ligne.
Assistante administrative en suisse avec Gesty ?
Pour les entreprises suisses, travailler avec un prestataire local présente des avantages uniques. Gesty, une entreprise spécialisée dans les services administratifs et de secrétariat, est un choix de confiance pour de nombreuses entreprises.
Connaissance des spécificités locales
Gesty comprend parfaitement les exigences légales et administratives spécifiques à la Suisse, garantissant une conformité totale.
Solutions sur mesure
Gesty propose des services adaptés aux besoins de chaque entreprise, qu’il s’agisse de tâches ponctuelles ou d’un accompagnement à long terme.
Flexibilité et disponibilité
Avec Gesty, les entreprises peuvent ajuster leurs besoins en fonction de leur charge de travail, sans engagement à long terme.
Professionnalisme et expertise
Les secrétaires proposées par Gesty sont formées aux dernières technologies et possèdent une expertise dans divers secteurs, permettant une intégration rapide et efficace.
L’externalisation des secrétaires en Suisse est une solution stratégique pour les entreprises qui souhaitent gagner en efficacité, réduire leurs coûts, et accéder à une expertise professionnelle. Que ce soit pour gérer une surcharge temporaire, moderniser ses processus ou s’adapter à des périodes de transition, cette approche offre une flexibilité et une valeur ajoutée inégalées.
Avec des prestataires comme Gesty, les entreprises suisses peuvent externaliser leurs tâches administratives en toute confiance, bénéficiant d’un service personnalisé et parfaitement adapté à leurs besoins. Dans un environnement économique compétitif, l’externalisation est bien plus qu’une option : c’est un levier de croissance et de performance.
